Gli eventi sono oggi considerati da brand e imprese come vere strategie di marketing, che hanno l’obiettivo di intercettare il pubblico target con percorsi innovativi ed estremamente coinvolgenti. Un evento ben costruito infatti dovrebbe essere in grado di veicolare al meglio la brand identity di chi lo realizza, i suoi valori e il suo messaggio: si tratta di esperienze immersive e multisensoriali, capaci di lasciare il segno nella mente dei partecipanti.
Pianificare e strutturare un evento degno di nota non è affatto un’avventura semplice: molte grandi aziende hanno reparti marketing deputati a questo compito, ma spesso la via più praticata è quella di delegare la missione a figure specializzate, ovvero gli organizzatori di eventi. Chi sono, cosa fanno e come lavorano?
Chi è l’organizzatore di eventi?
È un professionista esperto nella gestione a 360° di eventi delle più diverse tipologie: fiere, feste private, concerti, iniziative culturali, spettacoli, meeting aziendali, inaugurazioni di negozi, corporate events e molto altro. Il suo compito principale è quello di comprendere a fondo le richieste dei suoi clienti, coglierne gli obiettivi comunicativi e trasformare ogni idea in un progetto concreto.
Per farlo, deve gestire una sfaccettata molteplicità di aspetti, gestendo una macchina organizzativa decisamente articolata e un grande numero di partners e collaboratori. Le sue competenze devono quindi essere necessariamente eterogenee e trasversali, in modo da mantenere una visione panoramica sulle diverse attività da svolgere.
Chi organizza eventi può operare in maniera autonoma come libero professionista, oppure lavorare come collaboratore o dipendente di agenzie e imprese organizzatrici. Esistono infatti società specializzate nel settore eventi, come Nosilence.it, composte da team di esperti (project managers, pittori, allestitori, graphic designers, elettricisti etc) in grado di ideare, organizzare e allestire ogni tipologia di evento in Italia e nel mondo.
Cosa fa un organizzatore di eventi?
L’organizzatore di eventi deve necessariamente essere capace di gestire flessibilmente ogni aspetto di un evento, dallo studio di fattibilità fino al monitoraggio dei suoi risultati. Per chi svolge questa professione infatti è indispensabile avere ottima creatività, passione per i dettagli, un eccellente senso estetico e spiccate doti gestionali.
In una fase preliminare, l’event planner si occupa di elaborare il “concept” dell’evento, assicurandosi che le sue atmosfere, il suo impatto sugli ospiti e i suoi particolari siano armoniosamente coordinati con l’immagine del committente e con i suoi obiettivi di business.
Si occupa anche di reperire e selezionare le location più adatte per dare vita all’evento pianificato e avvia, quando necessario, specifiche campagne di raccolta sponsor.
Cura inoltre i rapporti con i numerosi fornitori che lavorano in sinergia per la riuscita di ogni iniziativa. Ad esempio, coordina la fitta rete di relazioni sia con i creativi (interior designers, copywriters, scenografi, etc) che con le figure più tecniche (allestitori, fioristi, tecnici luci e suono, fotografi o videoperatori professionisti). Si occupa anche di trovare e organizzare le attività di speaker, relatori, hostess, DJs e performers, nonché quelle delle società di catering eventualmente chiamate a somministrare cibo durante l’evento.
Deve anche essere abile nella gestione dei noleggi necessari agli allestimenti e nel management di tutte le pratiche burocratiche e logistiche connesse a un evento, tenendo sempre sotto controllo il budget e i massimali di spesa stimati dal cliente.
Spesso è sempre l’organizzatore di eventi a occuparsi delle campagne promozionali e delle attività di PR e marketing necessarie per il successo di una manifestazione. Infine, è sempre lui a raccogliere dati e report relativi ai risultati dell’evento sotto un punto di vista economico e a livello di soddisfazione del pubblico.
Per diventare un event planner sono richieste quindi numerose skills, che vanno dalle conoscenze tecniche, alle capacità di interazione e di team management. Essenziali inoltre una buona resistenza allo stress, una gestione smart degli imprevisti e una generosa dose di originalità.
